Soluciones de Impresión, ¿Qué ofrecen?
Se denominan Soluciones AAA a las herramientas encargadas de monitorizar y contabilizar el proceso de impresión y digitalización de una forma segura y racional. Las siglas AAA provienen de los términos Autenticación, Autorización y Accounting (en inglés, Authentication, Authorization and Accounting), los cuales vamos a identificar brevemente:
Liberación segura de trabajos de impresión (AUTENTICACIÓN):
Cada día se requiere más seguridad en los entornos de trabajo, y unos de ellos, quizás el más olvidado, es la impresión de las empresas.
Tus clientes requieren seguridad en sus documentos impresos. Existen diferentes riesgos desde que se envía un trabajo de impresión, hasta que la persona que lo requiere lo tiene en sus manos:
- Ficheros que se envían sin cifrar
- Almacenamiento de esos documentos en los servidores.
- Documentos en las impresoras sin recoger.
- Etc.
Existen soluciones de autenticación sencillas para evitar esta brecha de seguridad en este tipo de entornos y escalable a cualquier necesidad y tamaño nuestro cliente, algunas son:
- PIN Seguro: Los equipos de impresión se pueden dotar a través del driver de una serie de PIN, para que la liberación de ese trabajo requiera de ese PIN, por tanto, solo la persona que tenga esa credencial podrá recoger el trabajo de impresión, evitando así trabajos olvidados sin recoger o documentos extraviados recogidos por otros usuarios.
- Usuario y contraseña/PIN: Esta solución es similar a la anterior, pero añade la seguridad del usuario y contraseña de nuestro entorno de trabajo incluyendo como opción de más seguridad a estas credenciales un PIN.
- Tarjetas de aproximación: Con esta opción se añade comodidad al hecho de recoger el documento impreso, ya que, solo aproximando nuestra tarjeta personal, el equipo reconocerá nuestra identidad y liberará nuestros documentos impresos.
- Biometría: A la autenticación en los equipos de impresión se le pueden añadir recursos de identificación basados en aspectos biométricos, de esta forma añadimos la seguridad plena del que recoge el trabajo de impresión es el propietario de ese documento.
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Racionalización con el uso de reglas de impresión (AUTORIZACIÓN):
En un mundo de competitividad, la optimización y la gestión eficiente de los recursos, cada vez es más demandada. En el entorno de impresión, otra vez el gran olvidado, se puede hacer mejor uso de los recursos definiendo reglas de impresión adecuadas para optimizar y racionalizar los equipos y los costes añadidos. Algunos ejemplos de estas reglas pueden ser:
- Uso óptimo de las impresiones en color: Solo se puede imprimir en color algunos documentos y/o solo algunos usuarios y/o departamentos. De esta forma, la impresión en color está limitada controlando así el gasto de impresiones en color no requeridas.
- Configuración de impresión por defecto: Se pueden establecer reglas para que las impresiones por defecto tengan algunas características, dependiendo del origen o tipo de documento, por ejemplo: impresión en dúplex y/o varias hojas en una página (ahorro directo en papel); modo borrador para tipos de documentos, como e-mail, etc… (ahorro en consumible).
- Envío del documento al equipo más óptimo: De esta forma, según el tamaño del documento, se podrá decidir enviarlo al equipo que tenga mejor coste para poder racionalizar el coste del documento impreso.
Contabilización eficiente (ACCOUNTING):
La contabilización hace referencia al control, y por consiguiente al ahorro, que nos permite realizar un seguimiento detallado de todos trabajos que se realicen en los equipos de impresión.
Mediante el Accounting, podremos analizar quién, cómo y cuándo se imprime o se usan los equipos de impresión/digitalización. Y con esta información, se pueden tomar decisiones estratégicas sobre como optimizar procesos. Además, se pueden imputar costes a usuarios/departamentos para poder dimensionar y amortizar de una forma óptima los equipos de impresión y obtener el retorno de dicha inversión. Todo ello nos permitirá controlar la rentabilidad:
- Controlar el uso racionalizado y dimensionarlos convenientemente: Que el uso de los equipos sea monitorizado y no haya un mal uso del equipamiento usando el dispositivo para trabajos no adecuados o necesarios para el negocio.
- Permitiendo el análisis de los costes y necesidades: Sabiendo quien usa el equipo y el coste real, ayudando a optimizar los costes.
- Establecer medidas que nos hagan ser más rentables: Pudiendo establecer cuotas de uso de los equipos, ayudando a la rentabilidad de la compañía.
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