¿Cuáles son las diferencias entre un Software de Gestión de Flotas, una herramienta de Supervisión y una herramienta de Monitorización?
Es muy común oír hablar de Software de Gestión de Flotas y Software de Monitorización utilizándolos como sinónimos, pero a pesar de guardar una estrecha relación son aplicaciones totalmente diferentes que deben de convivir en un Servicio Gestionado de Impresión y Digitalización para garantizar los niveles de prestación.
Gestionar un parque de equipos de impresión no es sólo monitorizar los equipos, conocer cuál es el estado de sus fungibles y el número de impresiones realizadas, también tenemos que mantener los equipos actualizados con el último firmware como poder realizar cambios en las configuraciones de forma masiva y desatendida.
Además, los entornos de impresión e imagen digital de las empresas evolucionan de forma continua y a una gran velocidad. Las tendencias empresariales apuntan a un cambio desde una estructura centralizada a entornos más distribuidos con sucursales y teletrabajadores.
En este contexto, la gestión de una flota de impresión y procesamiento de imágenes puede consumir una parte significativa de los recursos de IT, departamento de Compras y Administración.
Por ello hay diferenciar claramente entre:
- Software de Gestión de Flotas: es un programa desarrollado por el propio fabricante de los dispositivos, para facilitar la gestión de todo el parque de impresión. Él mismo, permitirá ajustar y actualizar los parámetros de configuración de toda la flota de impresoras de un modo sencillo y rápido, por medio de una sola interfaz basada en web. No solamente tendremos la capacidad de configurar los dispositivos, sino también de actualizar el firmware y de acceder a toda la información relativa a la impresora, es decir, alertas, errores, contadores y estado de los consumibles. Es una información en tiempo real que la impresora le envía cada cierto tiempo al software de gestión de flotas. Pero no se basa en ningún algoritmo, ni inteligencia, simplemente lee la información que cada dispositivo le envía en cada momento.
- Software de Supervisión: es un programa desarrollado o no por el propio fabricante de los dispositivos, el cual nos permite de una forma básica conocer el estado del equipo y sus consumibles. Estos datos se limitarán a la información suministrada por el equipo (existen fungibles sin “chip” que no dan información de su estado). Es posible que este tipo de software se pueda programar para que nos facilite alertas de los consumibles con un porcentaje determinado, pero, en este caso, si existen errores puntuales en la información del consumible, no son detectados, ya que estas aplicaciones no utilizan ninguna inteligencia para poder tomar decisiones como, por ejemplo, detectar alertas falsas, previsión de uso de los consumibles, estimar el estado de fungibles que no dan información (sin “chip”), etc. El uso de este tipo de software está más orientado en hacer auditorías, ya que acometer proyectos de Servicios Gestionados de Impresión y Digitalización es muy limitado.
- Software de Monitorización; a diferencia del software de supervisión, ha sido desarrollado por empresas especializadas del sector IT, en el que su principal cometido es monitorizar el estado de los consumibles para poder realizar un Servicio Gestionado de Impresión y Digitalización con garantías. Como diferencial, no solamente disponemos de la información que la impresora le envía en tiempo real, sino que, gracias a ciertos algoritmos tenemos acceso a mucha más información basada en los consumos y en los hábitos de uso de cada uno de los dispositivos. Con un repositorio de toda la información recolectada durante toda la vida del proyecto.
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De tal forma que es capaz de anticiparse al momento en el que se ha de cambiar el consumible y poder realizar el envío proactivo de dichos fungibles sin esperar a que se agoten. Por ejemplo, hay que entender que no todos los meses se imprime lo mismo, en muchos sectores existen ciertos meses con volúmenes de impresión muy grandes, haciendo que el consumo no sea lineal en el tiempo, pero gracias a dichos algoritmos, no supone ningún problema para este tipo de software controlar la “estacionalidad”, anticipándose de una manera real/certera al momento del cambio de dichos consumibles, evitando paradas en el servicio.
También nos ofrecen información sobre el uso/eficiencia de los consumibles utilizados, pudiendo conocer con exactitud las copias reales realizadas, la cobertura de impresión como las copias desperdiciadas por un cambio anticipado del fungible, es decir, cambiar un consumible antes de que este esté 100% agotado. Además, dispone de algoritmos que nos dan información de los fungibles (sin “chip”), ofreciendo información muy aproximada del estado de dichos fungibles a su rendimiento real.
Es de destacar que la herramienta de monitorización nos facilita el control del inventario rastreando la red en busca de equipos y ejecutándose de forma continua, de tal forma, que cualquier nuevo dispositivo es automáticamente integrado en inventario. Se ejecuta de manera periódica y mucho más frecuente que el Software de Gestión de Flotas.
El uso combinado de estas herramientas en un proyecto asegura una gestión eficiente que reducirá los tiempos de intervención del personal de IT, Compras y Administración a la vez que incrementa la disponibilidad del servicio, y la eficiencia de uso de todos los componentes del mismo.
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