Metadatos, ¿Qué son?
Los metadatos, o metadata en inglés, son los datos sobre datos. La palabra “meta” procede del griego (μετά-) que significa «después» o «más allá» y se usa con frecuencia para palabras que van a profundizar sobre el término que contiene.
De forma general, el concepto de metadatos se refiere a aquellos datos que hablan de los datos, es decir, describen el contenido de los archivos o la información de los mismos.
La digitalización de documentos o archivos le permitirá acceder a un documento electrónico en cuestión de segundos, independientemente del lugar en el que Usted se encuentre, siempre y cuando el documento electrónico vaya acompañado de los índices (Metadatos) que permitan su recuperación posterior.
Por lo tanto, los metadatos, ayudan a los sistemas de gestión documental con la búsqueda de documentos o información. Los metadatos otorgan meta etiquetas y diferentes categorías a los documentos, haciendo que estos sean más fáciles y rápidos de encontrar durante el mapeo de búsqueda.
Además, la información que contienen los metadatos depende de su contenido, no son los mismos los de una foto que los de un libro, un email o un documento. No obstante, los más comunes son:
- Título y descripción.
- Etiquetas y categorías.
- Quién lo creó y cuándo.
- Cuando se modificó por última vez y por quién.
- Quién tiene acceso o puede actualizarlo.
¿Para qué sirven los metadatos?
Con el uso intensivo que se hace de los archivos, la importancia del uso de los metadatos se ha visto incrementada de forma desproporcionada. En el ambiente de trabajo también ha resultado ser una revolución y ya se considera una herramienta imprescindible para páginas webs y softwares de gestión documental. Algunas de las funciones que hacen que los metadatos sean tan relevantes en el ambiente laboral son:
- Búsqueda
Los metadatos describen de forma correcta uno o varios elementos, haciendo que sea más fácil acceder a ellos. Al realizar una búsqueda por metadatos se puede comprobar, a través de un mapeo, si hay algún archivo que pertenezca a una o varias colecciones. Esto se hace con ayuda de una base de datos que establece una serie de sistemas de metadatos para describir sus objetos. Por ejemplo, cuando alguien en una tienda virtual de calzados, selecciona una talla y marca, encontrará solo los zapatos disponibles con esas características.
- Control de versiones
Los metadatos no solo gestionan el ciclo de vida de un objeto (documento, imagen, vídeo, etc.), sino también se encargan de su difusión. Por tanto, un control de versiones genera diferentes metadatos con distintas cantidades de información sobre un mismo objeto con el fin de hacerla accesible para los usuarios con acceso, ahorrado tiempo de búsqueda y permitiendo la trazabilidad del documento.
- Aspectos legales
Gracias a los metadatos se pueden establecer una serie de normas para limitar la explotación de ciertos archivos, gestionar la información sobre los derechos de autor, controlar el uso de información, administrar las autorizaciones de los usuarios, el control de acceso, la trazabilidad, etc.
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- Archivo y conservación
Los metadatos se encargan de garantizar un emparejamiento entre los términos de consulta y el archivo. Si esto no ocurriera, no se podría encontrar dicho archivo. Esta pérdida del archivo se puede producir debido a una forma incorrecta de definir la petición o porque el archivo se encuentra bajo otra etiqueta que lo defina. No todos los archivos serán conservados, pero es importante establecer su ciclo de vida. Con los metadatos, se les asigna unos responsables a los archivos almacenados. Además, los metadatos permiten que sean accesibles en el futuro, aumentando la precisión en las búsquedas.
- Evaluación: Con ayuda de los metadatos, se analiza si determinados datos van a ser útiles para una aplicación, archivo o programa. Por ejemplo, cuando se realiza una búsqueda en un servidor, este analiza las páginas webs y sus metadatos y así determina si es relevante para dicha búsqueda o no.
- Interoperabilidad: Los metadatos facilitan la interoperabilidad o intercambio de información entre sistemas. Esta capacidad es posible gracias a los estándares y protocolos de metadatos establecidos (por ejemplo, los protocolos Z39.50 o el CSW). De esta forma, como ya están definidos por los protocolos, la comunicación entre sistemas es más sencilla.
- Archivo y conservación
- Tipos de metadatos: Debido a la diversidad de información que pueden mostrar los metadatos, estos también están categorizados en distintos tipos. Tradicionalmente, se han dividido en:
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- Descriptivos: son los que se usan para identificar información de los archivos (cuándo se crearon, tamaño, etc)
- Estructurales: tienen la función de orientar la navegación a través de recursos electrónicos (por ejemplo, un SEO, Search Engine Optimization o posicionamiento en buscadores, en español)
- Administrativos: se encargan de gestionar, como en un gestor documental para encontrar un archivo.
Aparte de estos tipos de metadatos, hay quienes les suman los siguientes:- De derecho: metadatos que incluyen el estado de copyright, los titulares de los derechos o los términos de las licencias del archivo.
- Técnicos: aquellos de propiedades que incluyen tipos de archivos, tamaño, fecha y tiempo de creación y tipo de compresión. A menudo, se usa para la gestión del objeto digital e interoperabilidad entre sistemas.
- De preservación: se usa en navegación. Por ejemplo, el lugar o secuencia que ocupa un archivo en una jerarquía o categoría; en el caso de un texto, si debería estar en el menú principal de una página web o como enlace externo; o, si es un libro, los metadatos pueden ayudar a encontrarlo en la sección de ficción, autobiografía, drama, etc.
- De lenguaje marcado: incluye datos para la navegación y la interoperabilidad ayudando con la estructura de la web. Las propiedades pueden incluir encabezado, nombre, fecha, lista y párrafo.
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Fuente: PowerData, Tic Portal, Normadat, Save4Print
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