Flujo de trabajo en la Gestión Documental

Flujo de trabajo en la Gestión Documental

Uno de los puntos críticos para comenzar la digitalización de una empresa es la Automatización de procesos o tareas: En ese sentido creemos que lo importante es comenzar a digitalizar los documentos para que el conocimiento de los mismos resida en la empresa y no en los trabajadores.

Relacionar el flujo de trabajo de los procesos de negocio con los documentos que los acompañan es una dificultad habitual que se encuentra diariamente en las empresas. Actualmente, las herramientas de gestión documental buscan facilitar esta tarea a través de potentes funcionalidades de control de flujos de trabajo.

¿Qué es el flujo de trabajo?

Podemos definir un flujo de trabajo como un conjunto de posibles caminos que un registro o documento puede tomar, en base a la configuración previa que se haya realizado. Visualmente puede recordar al entramado de tuberías de un edificio o a un complejo nudo de carreteras. El desencadenante o disparador puede ser, por ejemplo, la incorporación de un nuevo documento al sistema, o bien la modificación de alguno de sus metadatos.

Las posibilidades son infinitas. Podemos hacer que cuando una nueva factura se incorpore al sistema archivándose en el repositorio “Facturas Proveedores”, la persona responsable del departamento financiero reciba una alerta para aprobarla o rechazarla en caso de que el importe total sea superior a X.000 euros. Esta persona podrá revisar el documento adjunto y sus metadatos, así como cualquier posible anotación de otra persona de la organización, y aprobarla o rechazarla con un simple clic desde cualquier dispositivo con acceso a Internet, incluso aunque se encuentre fuera de la oficina. Si la aprueba, una nueva tarea para proceder al pago se podría activar para cualquiera de los empleados de contabilidad. En cambio, si se rechaza, la tarea podría saltar a la persona responsable del centro de coste asociado a esa factura para que revise si es correcta.

¿Y por qué es importante en un gestor documental?

Es el Gestor Documental el que controla los flujos de trabajo de cada documento conociendo el estado en el que se encuentra en todo momento. Por ejemplo, una factura puede estar en diversos estados (recibida, aprobada, pagada, etc.) y el administrador determinado podrá controlar en todo momento la situación de la misma.

“Consejo: un paquete de gestión documental puede ofrecer muchas funcionalidades distintas, pero no todas las empresas necesitan lo mismo. Por tanto, es recomendable partir de lo que la empresa necesita de verdad y no de lo que ofrecen los paquetes que ya conoce.”

 

El control de los flujos de trabajo supone la máxima automatización de los procesos empresariales y el control de las etapas, durante las cuales los documentos pasan de un empleado a otro, recorriendo las diferentes posibilidades previamente definidas en el flujo de forma automática y en tiempo real, evitando que un papel vaya circulando de mano en mano o de mesa en mesa, eliminando así las pérdidas de tiempo y el peligro de extravío y deterioro del papel.

La etapa previa al control de flujos de trabajo es el control de flujos de información. Las empresas deben analizar cómo la información llega, se almacena y se distribuye por la compañía para generar un flujo de trabajo eficiente.

Beneficios del workflow managment

No existen flujos de trabajo que funcionen de igual manera para todas las empresas. Sin embargo, muchas empresas experimentan beneficios similares derivados de su implantación.

• Mejora de la productividad del trabajo de los empleados con la automatización de procesos.
• Normalización de los métodos de trabajo mediante procedimientos preestablecidos.
• Optimización de la circulación de información interna.
• Ahorro de tiempo en tareas poco necesarias u obsoletas.

Si quieres ampliar información sobre los sistemas de de Gestión Documental…

Sistemas de flujo de trabajo o workflow management system

Del mismo modo que el workflow management puede encontrarse dentro de un gestor documental, también se ha desarrollado como un sistema individual. Los sistemas de flujo de trabajo permiten automatizar y mejorar los procesos empresariales con el propósito de ahorrar tiempo y eliminar errores.

Entre las características esenciales que suelen presentar este tipo de sistemas destacan:

• Notificaciones por email: a través de las notificaciones por email, los administradores reciben información detallada del punto en el que se encuentra una tarea.
• SLA control de estatus: se trata de una representación gráfica del estado de una tarea. Gracias a un código de colores se enfoca la importancia en aquellas etapas del proceso que necesitan de mayor atención o están experimentando algún problema.
• Formularios pre-completados: con el fin de evitar las pérdidas de tiempo a la hora de rellenar formularios repetitivos, se aconseja la distribución de formularios parcialmente completos.
• Reasignación de tareas: no todos los procesos terminan funcionando de la forma en la que se planean. Por ello, y para evitar gastos económicos, el software de flujo de trabajo permite la reasignación de tareas

Fuente: Tic Portal, Gdx Group, Save4Print

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