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Factura electrónica: cómo implantarla antes de que sea obligatoria

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La Ley Crea y Crece obligará a todo de tipo de empresas a operar con la factura electrónica a partir de 2025

A partir de 2025, la factura electrónica será obligatoria para todo tipo de empresas e incluso para los autónomos en sus relaciones comerciales. Lo será gracias a la aprobación de la Ley Crea y Crece, que supone un antes y un después en la implantación de este formato contable.

¿Qué es la factura electrónica?

Una factura es un justificante de la entrega de un producto o la prestación de un servicio. Y una factura electrónica es una factura que se expide y recibe de forma electrónica, y no en papel, como es tradicional. Eso sí, las facturas electrónicas tienen los mismos efectos legales que las facturas en papel. Por otro lado, las facturas electrónicas están sujetas al consentimiento del destinatario, al contrario que las facturas de papel. Además, la autenticidad y la integridad se pueden garantizar a través de diferentes métodos, como la firma electrónica con certificado o un intercambio electrónico de datos EDI, entre otros.

¿Qué leyes regulan la factura electrónica?

El Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre es la normativa que regula todo tipo de facturas en España. Se trata de un texto legal que establece requisitos para garantizar la legibilidad, autenticidad e integridad de las facturas. En el caso particular de la factura electrónica, hay una directiva europea de 2014 que impulsaba la facturación electrónica en la contratación pública. Y desde abril de 2018, las administraciones públicas de todos los países miembros de la UE ya fueron obligadas a recibir y procesar facturas electrónicas. Es decir, desde hace más de cuatro años, las empresas que tienen relación con la administración pública están acostumbradas a usar este sistema. Pero hay más novedades en las normas que regulan las obligaciones de facturación. La más importante llega ahora con la Ley Crea y Crece, que entró en vigor el 19 de octubre de 2022. Esta ley hace obligatoria la factura electrónica en todas las relaciones comerciales a empresas y autónomos, lo que garantiza una mayor trazabilidad y control de pagos. Es decir, la Ley Crea y Crece extiende la factura electrónica al resto del tejido empresarial.

Factura electrónica para autónomos

Hasta ahora la factura electrónica no ha sido obligatoria para autónomos, a menos que fueran proveedores de la administración. Pero a partir de ahora, y con la Ley Crea y Crece, los trabajadores por cuenta propia van a tener que facturar electrónicamente.

Como decíamos antes, los que facturen más de 8 millones anuales tendrán un plazo de un año (hasta octubre de 2023) para adoptar el nuevo sistema. Mientras que el resto deberán tenerlo listo en 2025.

Si uno es un autónomo que tiene clientes “grandes” que facturan más de esos 8 millones de euros al año, tendrá que dar su consentimiento expreso para que puedan facturarle de forma online. Además, este consentimiento hay que hacerlo con cada factura.

En cualquier caso, la recomendación a autónomos es implantar este sistema de facturación cuanto antes. Las sanciones por no hacerlo cuando entre en vigor la obligatoriedad irán desde los 10.000 a los 40.000 euros.

¿Cuándo será obligatoria en España?

Como decíamos antes, la Ley Crea y Crece, que entró en vigor el 19 de octubre de 2022, hace obligatoria la factura electrónica en todas las relaciones comerciales a empresas y autónomos, con el fin de garantizar una mayor trazabilidad y control de los pagos. En principio, la nueva norma establece dos fases de implantación de la factura electrónica. Aquellas empresas y autónomos con una facturación superior a 8 millones de euros anuales tendrán un plazo de un año para implantarla (hasta octubre de 2023). Mientras que para el resto de compañías será obligatoria a partir de 2025.

¿Cómo se hace una factura electrónica?

El Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, es el que regula aspectos como la creación de factura, los tipos de la misma o los contenidos que debe incluir. La factura electrónica debe ser legible, y eso lo facilita el programa informático que la crea. Además, debe ser auténtica, y esa autenticidad se puede garantizar con la firma electrónica, aunque no es obligatoria. O también mediante intercambio electrónico de documentos (EDI). La mayor parte de los programas informáticos de facturación pueden generar facturas electrónicas sin problema. Eso sí, es importante recabar el consentimiento previo del destinatario para poder enviar la factura por medio electrónico.

Formatos válidos

Existen dos tipos de factura electrónica. La de formato estructurado (con datos generados automáticamente por los sistemas de facturación, casi siempre en lenguaje XML) y la de formato no estructurado (que puede emitirse en PDF). En el caso de las facturas electrónicas con formato estructurado, estas se pueden generar automáticamente y que el receptor las reciba y tramite de igual manera, sin pasos manuales. Algunos de los formatos más utilizados para las facturas electrónicas en formato estructurado son UBL, Facturae o Edifact, además de XML. La Unión Europea, por ejemplo, quiere impulsar un formato único de factura electrónica, y desde abril obliga a las compañías que tengan trato con las administraciones públicas a utilizar el estándar UBL.

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Ventajas de estas nuevas facturas e inconvenientes

La ventaja más evidente de la factura electrónica es que elimina costes como el del papel, la impresión o el envío y almacenamiento del formato físico. Además, automatiza la recepción de las facturas y la introducción de los datos en los sistemas de las compañías, que, de otra manera, tendrían que ser subidos de forma manual. Esto hace que se incremente la productividad del equipo de administración. También, al automatizar procesos, minimiza los errores humanos. Adicionalmente, el envío electrónico de facturas recurre a redes privadas y protocolos específicos que garantizan la autenticidad e integridad de los documentos. Pocas desventajas tiene la factura electrónica. Quizá se pueda mencionar el hecho de obliga a las empresas que las emiten a depender de una conexión a internet. También es necesario que exista compatibilidad entre los formatos del emisor de la factura y el receptor. Y, por último, está el tiempo de aprendizaje que tome a los empleados familiarizarse con una nueva solución de facturación electrónica, aunque no suele ser excesivo.

Qué cambios hay que hacer a nivel de software

Las empresas tendrán que adquirir un programa informático que cree facturas electrónicas. Puede bastar un programa ofimático para ello. También pueden recurrir a prestadores de servicios de facturación electrónica, como Billin o B2Brouter, que se harán cargo también de la conservación de las mismas. Por otra parte, la llamada “ley antifraude”, que entró en vigor en octubre de 2021, establece que los programas de contabilidad y facturación deberán impedir la modificación y destrucción de facturas. El objetivo es evitar contabilidades paralelas y otros fraudes. Y en caso de que haya cambios, el software deberá hacer constar el motivo de la rectificación para que la factura siga teniendo validez legal. Aunque todavía esta pendiente la salida del reglamento de esta Ley que fijará definitivamente los plazos que tienen los desarrolladores de programas para adaptar sus soluciones al nuevo escenario.

Cómo aprovechar el Kit Digital para la factura electrónica

El programa Kit Digital, dotado con más de 3.000 millones de euros de subvenciones para la digitalización de las pymes españolas, contempla ayudas directas a aquellas empresas que quieran adoptar soluciones de factura electrónica. La cuantía de las ayudas o bonos, que cubren hasta la totalidad del coste de la solución, dependen del tamaño de la compañía beneficiada, y van desde los 12.000 euros que recibiría una compañía entre 10 y 49 empleados, a los 2.000 euros destinados a los autónomos y micropymes entre cero y tres empleados. Puedes consultar toda la información aquí.

Fuente: Channel Partner

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