Factura electrónica: cómo implantarla antes de que sea obligatoria
La Ley Crea y Crece obligará el uso de la factura electrónica en todas las transacciones comerciales a partir de 2025.
A partir de 2025, todas las empresas, incluyendo los autónomos, estarán obligados a utilizar la factura electrónica en sus operaciones comerciales. Esta obligación surge como resultado de la aprobación de la Ley Crea y Crece, lo que representa un cambio significativo en la adopción de este formato contable.
¿Qué es la factura electrónica?
Una factura es un documento que sirve como comprobante de la entrega de un producto o la prestación de un servicio. La factura electrónica es aquella que se emite y recibe en formato electrónico, en lugar de utilizar papel como en el formato tradicional. Es importante destacar que las facturas electrónicas tienen la misma validez legal que las facturas en papel. A diferencia de las facturas en papel, las facturas electrónicas requieren del consentimiento del receptor. Además, la autenticidad e integridad de las facturas electrónicas pueden ser garantizadas mediante métodos como la firma electrónica con certificado o el intercambio electrónico de datos EDI.
¿Qué leyes regulan la factura electrónica?
En España, el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, es la normativa que regula todos los tipos de facturas. Esta normativa establece requisitos para garantizar la legibilidad, autenticidad e integridad de las facturas. En el ámbito de la factura electrónica, existe una directiva europea de 2014 que promueve su uso en la contratación pública. Desde abril de 2018, las administraciones públicas de todos los países miembros de la Unión Europea están obligadas a recibir y procesar facturas electrónicas. Esto significa que, durante más de cuatro años, las empresas que tienen relación con entidades gubernamentales han estado utilizando este sistema. Sin embargo, la Ley Crea y Crece representa un cambio importante al extender la obligatoriedad de la factura electrónica a todas las transacciones comerciales realizadas por empresas y autónomos, lo que garantiza una mayor trazabilidad y control de los pagos.
Factura electrónica para autónomos
Hasta ahora, los autónomos no estaban obligados a utilizar la factura electrónica, a menos que fueran proveedores del sector público. Sin embargo, con la implementación de la Ley Crea y Crece, los autónomos también deberán utilizar la factura electrónica.
Como se mencionó anteriormente, aquellos autónomos cuya facturación supere los 8 millones de euros anuales tendrán un plazo de un año (hasta octubre de 2023) para adoptar este nuevo sistema, mientras que el resto deberá hacerlo a partir de 2025.
Se recomienda a los autónomos que implanten este sistema de facturación lo antes posible. Las sanciones por no cumplir con la obligatoriedad, una vez que entre en vigor, pueden variar entre los 10.000 y los 40.000 euros.
¿Cuándo será obligatoria en España?
La Ley Crea y Crece, que entró en vigor el 19 de octubre de 2022, establece la obligatoriedad de utilizar la factura electrónica en todas las transacciones comerciales realizadas por empresas y autónomos, con el objetivo de asegurar una mayor trazabilidad y control de los pagos. Según la nueva normativa, se establecen dos fases de implementación de la factura electrónica. Aquellas empresas y autónomos con una facturación superior a 8 millones de euros anuales tienen un plazo de un año para adaptarse a este sistema (hasta octubre de 2023). Mientras tanto, para el resto de las compañías, la factura electrónica será obligatoria a partir de 2025.
¿Cómo se hace una factura electrónica?
El Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, regula aspectos relacionados con la creación de la factura, los tipos de factura y los contenidos que deben incluir. La factura electrónica debe ser legible, lo cual se facilita mediante el uso de un programa informático adecuado. Además, debe ser auténtica, lo cual se puede garantizar mediante la firma electrónica, aunque no es obligatoria. También es posible utilizar el intercambio electrónico de documentos (EDI) para asegurar la autenticidad. La mayoría de los programas de facturación disponibles en el mercado pueden generar facturas electrónicas sin dificultad. No obstante, es importante obtener el consentimiento previo del receptor para enviar la factura por medios electrónicos.
Formatos válidos
Existen dos tipos de factura electrónica: el formato estructurado, en el que los datos se generan automáticamente mediante sistemas de facturación, generalmente en formato XML, y el formato no estructurado, que puede emitirse en PDF. En el caso de las facturas electrónicas con formato estructurado, se pueden generar automáticamente y el receptor puede recibir y procesar dichas facturas sin intervención manual. Algunos de los formatos más utilizados para las facturas electrónicas estructuradas incluyen UBL, Facturae y Edifact, además del formato XML. En la Unión Europea, se está impulsando el uso de un formato único de factura electrónica, y desde abril se exige a las empresas que tienen relaciones comerciales con las administraciones públicas utilizar el estándar UBL. Recuerda que es importante informarte sobre los requisitos específicos y las regulaciones vigentes en tu país o región en relación con la facturación electrónica.
¿NECESITAS AYUDA PARA REALIZAR UNA FACTURA ELÉCTRÓNICA? CONTÁCTANOS Y TE ASESORAREMOS
Ventajas de estas nuevas facturas e inconvenientes
Una de las principales ventajas de utilizar la factura electrónica es la reducción de costos asociados, como el papel, la impresión, el envío y el almacenamiento físico. Además, agiliza el proceso de recepción y la introducción automática de datos en los sistemas de las empresas, evitando la necesidad de ingresarlos manualmente. Esto mejora la productividad del equipo administrativo y minimiza los errores humanos al automatizar los procesos. Asimismo, el envío de facturas electrónicas se realiza a través de redes privadas y protocolos seguros que garantizan la autenticidad e integridad de los documentos. En cuanto a las desventajas, se puede mencionar la dependencia de una conexión a Internet por parte de las empresas emisoras, la necesidad de compatibilidad entre los formatos del emisor y el receptor, y el tiempo de aprendizaje para que los empleados se familiaricen con la nueva solución de facturación electrónica, aunque este suele ser mínimo.
Qué cambios hay que hacer a nivel de software
Las empresas deberán adquirir un software específico para generar facturas electrónicas, que puede ser una suite de oficina o recurrir a proveedores de servicios de facturación electrónica como Billin o B2Brouter, quienes también se encargarán de la conservación de los documentos. Además, la «ley antifraude», vigente desde octubre de 2021, establece que los programas de contabilidad y facturación deben impedir la modificación y destrucción de facturas, con el objetivo de prevenir prácticas contables fraudulentas. En caso de realizar modificaciones, el software debe registrar el motivo de la rectificación para que la factura siga siendo legalmente válida. Aunque se espera la publicación del reglamento que establecerá los plazos para que los desarrolladores de software adapten sus soluciones al nuevo escenario.
Cómo aprovechar el Kit Digital para la factura electrónica
El programa Kit Digital, con una asignación de más de 3.000 millones de euros en subvenciones para la digitalización de pymes en España, ofrece ayudas directas a empresas que deseen adoptar soluciones de facturación electrónica. El monto de las subvenciones o bonos varía según el tamaño de la empresa beneficiaria, cubriendo desde los 12.000 euros para empresas con 10 a 49 empleados, hasta los 2.000 euros destinados a autónomos y microempresas con cero a tres empleados. Estas ayudas pueden cubrir total o parcialmente los costos de implementación de soluciones de factura electrónica. Puedes consultar toda la información aquí.
Fuente: Channel Partner
Te podría interesar:
“Abiertos todos los segmentos para el programa Kit Digital”
