Todos hablamos de Transformación Digital…
El término ECM, (Enterprise Content Management), denomina un sistema de Gestión de Contenido Empresarial. Solemos ver como de forma errónea son utilizados y considerados sinónimos los términos gestión documental y gestión de contenidos empresariales. Vemos qué cualidades posee cada sistema.
Un ECM puede ser definido como un amplio concepto que engloba las estrategias, métodos y herramientas para capturar, gestionar, almacenar, preservar y entregar contenido y documentos relacionados con procesos organizativos. Aquí el contenido es entendido en un sentido amplio como “información no estructurada”, como vídeos, imágenes, correo electrónico, páginas web, etc.
La gestión documental es el conjunto de normas y técnicas para administrar los documentos (de cualquier tipo), recibidos o creados en una organización, facilitar la recuperación de información de éstos, determinar el periodo de conservación, la política de expurgo; a la vez que garantiza la conservación a largo plazo de los documentos.
Por tanto, podemos decir que el “Gestor Documental” está dentro del Gestor de Contenido Empresarial, en el sentido de que ambas soluciones tecnológicas requieren almacenar o acceder a los documentos u objetos.
También podríamos indicar que el punto de partida para la transformación Digital sería la implantación de un sistema de gestión documental, ya que toda organización requiere manejar sus documentos Una vez aclaradas las diferencias, llegar a este estatus de digitalización con la implementación de un sistema ECM es complejo y costoso, debiéndose de afrontar por fases para asegurar un correcto diseño, alcance del ROI a corto/medio plazo.
El uso de una opción tecnológica u otra dependerá de numerosos factores, los más importantes entre ellos tipo y cantidad de necesidades y/o volúmenes, que justifiquen automatizar un proceso o actividad.
Por ello este tipo de soluciones son difíciles de implementar en las PYMES, siendo corporaciones de un tamaño considerable quienes ya las están utilizando.
No así ocurre con un Gestor Documental, del que podemos ofrecer su implantación con unos costes muy atractivos para las pequeñas y medianas empresas. Según la Asociación para la Gestión de la Información y la Imagen (AIIM) se definen 5 categorías principales en un sistema ECM: Desde nuestra Plataforma de Servicios MDS (Managed Document Services) de Save4Print, ofrecemos Servicios Gestionados de Impresión y Soluciones de Digitalización, desde aplicativos básicos hasta soluciones avanzadas como un Gestor Documental.
Nuestras Soluciones:
- Monitorización/Gestión de Flotas.
- Software de Accounting (AAA).
- Digitalización (Captura, Proceso y Entrega).
- Digitalización guiada. Se usa en los MFP para orientar al usuario en el proceso de captura según el tipo de documento/proceso empresarial.
- Digitalización segura a URL. Reduce el tráfico en la red de archivos pesados, el usuario recibe una URL para descargar el documento, en caso de no hacerlo en un periodo determinado se elimina de forma automática.
- Copia Auténtica/Compulsa. Demandado en la administración pública para registros de entrada, o empresas que quieren implantar la firma electrónica para sus procesos.
- Digitalización Certificada/AEAT. Gestión Facturas Proveedores. Requerido por los departamentos de Administración, para reducir el tiempo utilizado en la contabilización de facturas de proveedor, evitar errores de mecanización, cumplir con los tiempos de pago a proveedores y poder eliminar el archivo físico de las facturas de proveedores.
- Gestión de Tickets/Gastos. Requerido por la dirección de las empresas para tener un control actualizado de los gastos derivados de la actividad empresarial, principalmente del área comercial, pudiendo revisar, autorizar y abonar los gastos como su contabilización de forma rápida y segura.
- Gestión Documental. Workflow. Puede englobar parte o la totalidad de los procesos documentales anteriormente expuestos de forma que el usuario pueda acceder a la información en el momento, lugar, contexto y proceso operacional adecuado y automatizando los procesos más comunes.
A continuación, enumeramos algunos de los beneficios directos de la implantación de nuestras soluciones:
– Seguridad de la información.
– Mejora y normalización de los procesos.
– Búsqueda y Recuperación de la información de forma rápida y sencilla.
– Mayor productividad.
– Ahorro de Costes.
– Ahorro de Tiempo.
– Mejora del ROI.
Todas nuestras soluciones pueden integrarse con los dispositivos de nuestros fabricantes (Lexmark, Epson, Xerox, Brother , Canon o Pantum), para ello ofrecemos soporte con un equipo de consultores especialistas y técnicos certificados.
No lo dudes, y consulta a tu responsable comercial.
Sin duda una gran oportunidad de negocio, que nos permite ampliar en Save4Print el catálogo de productos/Servicios/Soluciones a nuestro canal de distribución para que puedan ofrecer de forma sencilla y segura la tan anunciada TRANSFORMACIÓN DIGITAL a sus clientes, aportando un valor añadido incalculable que les posicionará positivamente frente al resto de competidores.
Todos tus clientes IMPRIMEN Y DIGITALIZAN, tú decides…
Fuente: Save4Print
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