¿Qué es y para qué sirve el control de versiones?
Como hemos visto en otros artículos, los sistemas de gestión documental han supuesto la mejora y actualización de numerosas tareas en las empresas. Pero ¿qué tarea puede realizar el control de versiones para mejorar la gestión documental?
En primer lugar, hablemos de qué es el control de versiones. Se llama control de versiones a la gestión de los cambios producidos que se realizan sobre los elementos de algún producto o una configuración del mismo, pueden ser en un documento, programa, imagen, página web u otros archivos que contengan información relevante. Los cambios se registran de forma automática y pueden ser identificados mediante combinaciones alfanuméricas o simplemente a través de números. En los SGD que cuentan con funciones avanzadas de control de versiones, estos no señalan exclusivamente los cabios, si no que también aportan otra información como quién y cuando se han producido.
El auge de estos sistemas viene determinado por la expansión de los softwares colaborativos, ya que al estar varias personas trabajando en el mismo proyecto los sistemas de control de versiones son imprescindibles
¿Qué herramientas existen para el control de versiones? El seguimiento de cambios, historial de versiones, notificaciones de cambios y comparación de documentos. A continuación, las explicaremos:
- Seguimiento de cambios: Es el concepto base entorno al cual gira la idea del control de versiones. Dependiendo de lo avanzado que esté el sistema, se puede ver desde si se ha producido un cambio hasta que letras han sido modificadas. Por ejemplo, si se está empleando una herramienta colaborativa como Google Drive, el seguimiento de cambios hace que no se pierdan la información ya que permite volver a la versión anterior en cualquier momento.
- Historial de versiones: Se encarga de recoger en una misma localización todas las versiones que se han creado de un mismo documento. Otra vez, dependiendo de lo avanzado que este el sistema se puede desde generar un historial ilimitado de versiones hasta establecer un límite de almacenamiento el cuál, una vez es alcanzado, borrará las versiones más antiguas.
- Notificaciones de cambios: Este punto es muy importante, ya que los empleados que estén trabajando en un mismo documento deben estar informados de cuando se realizan los cambios. De esta forma, los demás podrán visualizarlo y saber que ese apartado ya se ha modificado y pueden emplear tiempo en otros diferentes para continuar con el trabajo.
- Comparación de documentos: Esta herramienta solo se encuentra en algunos de los gestores documentales más avanzados. Esta herramienta cosiste en una forma más sencilla y rápida de visualizar mas de dos versiones de un mismo archivo para observar las diferencias entre los mismos.
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Desde Save4Print somos conscientes de la importancia que están adquiriendo últimamente en cualquier organización estas herramientas de gestión documental, software que integra un control de versiones conforme a lo tratado en este artículo. Gracias a nuestro programa en soluciones Save4Solutions gestionamos de forma profesional los documentos y automatizamos los flujos de trabajo, para poder visualizar, editar y controlar, facilitando el acceso inmediato y la colaboración entre departamentos. Protegiendo la información y cumpliendo con las estrictas normativas del RGP.
Fuente: TicPortal, Save4Print
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